Un libro de juegos para elegir el sistema ERP correcto


Magnus Meier
Hay un tiempo para la mayoría de las empresas en crecimiento en las que está claro que el software básico y la hoja de cálculo a la que confía ya no pueden mantenerse al día con las necesidades del negocio. Si esto se aplica a su organización (basado en los indicadores descritos en la Parte 1 de esta serie) (ERP), que se ajusta a una empresa creciente y ambiciosa.
Asegúrese de que desee obtener un sistema ERP con el que pueda remediarlo.
Tan pronto como los gerentes de la compañía han decidido hacer tal cambio, las próximas reglas de procedimiento son identificar un sistema ERP que sea adecuado para su empresa y que sea respaldado por un proveedor de alta calidad. Esta es una inversión significativa a largo plazo en el presente y el futuro de su empresa, por lo que esto merece una diligencia debida grave y exhaustiva.
Debido a mi experiencia que ayuda a varias empresas en sus viajes ERP, este es un libro de jugadas de alto rango para los procesos de atención y selección.
Fase 1: Solar la base
• Cree un equipo para poseer el proceso de evaluación y selección de ERP. Los resultados suelen ser mejores si todas las facetas relevantes del negocio, incluida la TI, las finanzas y la contabilidad, las operaciones, etc., tienen voz en la evaluación y selección de ERP.
• Definir el caso de negocios de inversión. Cuantificar y calificar cómo la inversión ERP beneficiará al negocio: el caso de negocios «adentro» (en contraste con el caso de negocios «afuera», que tocaré de inmediato).
• Definir el área comercial de la implementación de ERP, Inclusión de las habilidades que necesita del sistema ERP y diseñe el estado futuro: su visión de cómo se verán sus procesos con un sistema ERP. Asegúrese de que desee obtener un sistema ERP con el que pueda remediarlo. Si identifica estos problemas, puede identificar una solución que mejor se adapte a su empresa y ofrece las habilidades que necesita para reconocer su visión para futuros negocios. Identifique los KPI y los puntos de referencia que usa para medir el progreso y los efectos de la implementación de ERP.
• Establecer expectativas. Evalúe especialmente la capacidad de su organización para los cambios. Debe desarrollar un plan de gestión de cambios para el despliegue de ERP. Sea realista sobre el tiempo requerido para proporcionar una solución.
• Priorice los requisitos para el sistema ERP: Imprescindibles, falta de Häden, etc.
• Cree un proceso de aprobación con un permiso de alta visibilidad para consultas de cambio Durante el proceso de implementación para minimizar el alcance. Nadie quiere regresar al equipo de gestión para tratar de justificar una solicitud de un cambio económico en el alcance.
• Cree un presupuesto de alto rango para el proyecto ERP. Esto no solo incluye establecer un rango de precios para su inversión, sino también la aceptación del proyecto y el presupuesto.
• Realizar una evaluación de espera. ¿En qué medida se validan y documentan sus datos y procesos?
Fase 2: referencia
⦁ Cree un sistema para evaluar los sistemas y vendedores ERP utilizando criterios de decisión cuantitativos y cualitativos:
⦁ ¿Qué está buscando en una solución ERP y los proveedores (proveedor e integrador de sistemas) que admitirá durante el proceso?
⦁ Para encontrar una solución ERP que se integre fácilmente en otro software comercial importante y equipado con integraciones abiertas, por ejemplo, puede tener una alta prioridad, para que pueda construir un entorno digital sin costura y escalable en toda la empresa.
⦁ Encuentre una solución que directamente en sus procesos, sistemas y flujos de trabajo con herramientas y funciones que se adapten a su industria.
⦁ También puede priorizar los sistemas que se entregan con negocios integrados para automatizar procesos y apoyar a los empleados en su trabajo.
Además de la evaluación de los sistemas ERP, también debe desarrollar un marco de selección para evaluar los proveedores que proporcionan e integran estos sistemas. En última instancia, desea un proveedor que vea su relación comercial como una asociación a largo plazo que esté orientada al valor, honesto y confiable. Busque proveedores con conocimiento especializado probado en su industria, procesos y tecnología, así como con todas las certificaciones relevantes necesarias. Busque proveedores con una metodología de proyecto probada y un historial para la provisión de proyectos de implementación a tiempo y al presupuesto. Las referencias positivas y una comunidad activa de usuario/cliente son tan además, como una hoja de ruta clara.
En última instancia, el apoyo continuo que ofrecen sus proveedores es tan importante como la solución ERP en sí. Buscar proveedores con un equipo de apoyo comprometido, cuyos miembros son fácilmente accesibles, conocen su industria y se esfuerzan por comprender su empresa.
• Llevar a cabo la diligencia del proveedor, Tal vez con la ayuda de un experto del proveedor de tercera parte. Haga que los miembros del equipo del proyecto ERP System y el vendedor sean recomendaciones e ideas de colegas, contactos profesionales y otros recopilados en su red.
• Proveedor de cuotas De acuerdo con el sistema de evaluación que ha desarrollado, seleccionará varias en estas revisiones para participar en su proceso de precalificación. Proporcione a aquellos que aceptan participar en el descubrimiento y los detalles del proyecto.
Fase 3: Evaluación y selección
• Retener las reuniones de calificación Los califican con proveedores de soluciones. Tan pronto como haya calificado el campo, seleccione los finalistas.
• Planificar y mantener demostraciones, Sesiones de descripción general para el descubrimiento y la implementación del proveedor con los finalistas. Esto debería incluir una reunión de descubrimiento conjunto, una sesión conjunta para revisiones de tecnología y una sesión general para los métodos de implementación, en la que cada proveedor describe su plan de implementación.
• Crear una ronda de calificación final Basado en demostraciones funcionales y el caso de negocios proporcionado por cada proveedor.
• Priorizar los aceleradores de implementación Puede acortar significativamente el tiempo, los costos y el riesgo de un proyecto operativo de los proveedores que califica. Los aceleradores pueden acelerar la documentación de la solución, un portal auxiliar, descripción general de los escenarios, documentación del proceso comercial y flujos de procesos, líneas rápidas para requisitos y activación de configuraciones, instrucciones de configuración, configuración y documentación, datos maestros de muestra, herramientas de automatización, métodos y documentación de proyectos, gestión de proyectos Incluya plantillas y documentación y más.
• Proporcionar comentarios de los proveedores Con sus demostraciones y caso de negocio (esto podría incluir sesiones de seguimiento opcionales).
• Crear deber adicional de cuidado (Referencias, ideas adicionales de la misma edad, etc.).
• Crear la planificación y negociación final Con los finalistas. Esto incluye la implementación de talleres para la planificación de la implementación con todos los gerentes frontales y su integrador de sistemas, lo que debería proporcionarle una versión final de su alcance de su alcance, arquitectura de soluciones, plan de implementación y caso de negocios.
• Verifique la oferta de cada proveedor E identifique el de la cual cree que ofrece el mayor valor. Negocie con este proveedor para concluir contratos y acuerdos de servicio maestro. Evite las negociaciones para concentrarse solo en los costos, ya que esta es una medida que podría motivar a un proveedor a cortar las esquinas si es posible para satisfacer sus objetivos en lugar de hacer lo necesario, para satisfacer sus necesidades.
Cuando se trata de encontrar el sistema ERP adecuado para su negocio en crecimiento, que ofrece lo suficiente para justificar la inversión, los mejores resultados no ocurren por casualidad. Más bien, son el resultado de una planificación cuidadosa y un proceso sólido y completo, como el descrito aquí.
Tan pronto como haya seleccionado un sistema y los proveedores para apoyar la implementación, ahora puede ir a la parte realmente divertida del viaje: para activar el poder de un sistema ERP en su empresa, que describiré en la Parte 3 de la serie. Ven pronto.
Sobre el autor:
Magnus Meier es el vicepresidente global de distribución mayorista en SAP. El también es uno Profesor titular de la Universidad de Texas A&MDonde enseña el curso «Distribuidor digital» en el programa Master of Industrial Distribution.
Registro
Regístrese para una suscripción gratuita para Digital Commerce 360 B2B News, que se publicó 4x/semana. Cubre la tecnología y las tendencias comerciales en la creciente industria del comercio B2B -E. Póngase en contacto con Mark Brohan, vicepresidente senior de B2B e investigación de mercado, bajo [email protected]. Síguelo en Twitter @markbrohan. Séguenos LinkedInPresente incógnita (anteriormente Twitter), Facebook Y YouTube.